Sáng kiến kinh nghiệm Thiết kế phần mềm nhập và xử lý dữ liệu phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi

THIẾT KẾ PHẦN MỀM NHẬP VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU
PHỔ CẬP GIÁO DỤC MẦM NON CHO TRẺ EM NĂM TUỔI
A. Đặt vấn đề:
	Giáo dục mầm non (GDMN) là cấp học đầu tiên trong hệ thống giáo dục quốc dân, đặt nền móng cho sự phát triển hài hòa về thể chất, tình cảm, trí tuệ, hình thành những yếu tố đầu tiên của nhân cách, chuẩn bị cho trẻ vào lớp một Tiểu học; hình thành ở trẻ những chức năng tâm sinh lý, năng lực và phẩm chất mang tính nền tảng, những kỹ năng sống cần thiết phù hợp với lứa tuổi, khơi dậy và phát triển tối đa những khả năng tiềm ẩn, đặt nền móng cho việc học tập ở các cấp học tiếp theo và cho việc học tập suốt đời (theo mục tiêu GDMN của Thông tư số 17/2009/TT-BGDĐT ngày 25/7/2009).
	Riêng đối với trẻ 5 tuổi, trẻ bắt đầu có nhu cầu khám phá, tìm hiểu tiếp thu kiến thức phổ thông với hoạt động chủ đạo là học tập. Đây là hoạt động hoàn toàn mới mẻ đối với trẻ, điều đó đòi hỏi ở trẻ 5 tuổi phải được chuẩn bị một cách đầy đủ về tâm thế để thích nghi với một giai đoạn mới.
	Trong các năm qua việc chăm lo phát triển GDMN đã được Đảng và Nhà nước quan tâm, tuy nhiên việc thực hiện các chủ trương, chính sách về phát triển GDMN còn nhiều hạn chế, bất cập, chưa đáp ứng được kết quả mong đợi. Nhằm mục đích nâng cao chất lượng GDMN nói chung và trẻ 5 tuổi nói riêng ở các vùng miền, đặc biệt là trẻ em vùng dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo được chuẩn bị đầy đủ hơn các kỹ năng, thể chất, trí tuệ và tâm lý sẳn sàng vào lớp một. 
Ngày 25/11/2009, Quốc hội khóa XII (kỳ họp thứ 6) ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật giáo dục (số 38/2005/QH 11) tại Khoản 1 Điều 11 của Luật Giáo dục được sửa đổi, bổ sung có nêu “ Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi, phổ cập giáo dục tiểu học và phổ cập giáo dục trung học cơ sở. Nhà nước quyết định kế hoạch phổ cập giáo dục, bảo đảm các điều kiện để thực hiện phổ cập giáo dục trong cả nước”.
Ngày 09/02/2010, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số: 239/QĐ-TTg Phê duyệt Đề án Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi giai đoạn 2010 – 2015 và ngày 02/12/2010 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Thông tư số 32/2010/TT-BGDĐT Quy định, điều kiện, tiêu chuẩn, quy trình công nhận phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi.
Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ tỉnh Bình Thuận lần thứ XII, nhiệm kỳ 2010 – 2015 xác định “ Đến năm 2015, hoàn thành phổ cập giáo dục mầm non 5 tuổi” và ngày 21/01/2011 UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 199/QĐ-UBND Phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi giai đoạn 2011-2015 trên địa bàn tỉnh với tổng kinh phí thực hiện là: 589.706 triệu đồng.
Để có thể hoàn thành Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi (PC GDMNTNT) vào năm 2015, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã có công văn số 4148/BGDĐT-GDMN ngày 15/7/2010 hướng dẫn việc thực hiện công tác này và Vụ GDMN đã tổ chức các lớp tập huấn về công tác nghiệp vụ PC GDMNTNT cho đội ngũ cán bộ cốt cán của các tỉnh nhằm giúp cho các địa phương nắm vững cấu trúc và cách thu thập, ghi chép các biểu mẫu như: Phiếu điều tra hộ gia đình, Sổ theo dõi phổ cập, Thống kê trẻ em từ 0-5 tuổi, Số liệu về đội ngũ, về cơ sở vật chất  phục vụ cho công tác phổ cập ở địa phương. 
Tuy nhiên, Vụ chỉ hướng dẫn cách tổ chức điều tra từng hộ gia đình: ghi danh sách trẻ em theo từng độ tuổi, ghi theo từng thôn, lần lượt hết thôn này đến thôn khác để dễ theo dõi theo địa bàn dân cư (theo thứ tự chữ cái A, B, C), sau đó ghi các dữ liệu có sẵn trong phiếu điều tra hộ gia đình vào trong Sổ theo dõi phổ cập và cách điền các dữ liệu vào 3 biểu mẫu thống kê trẻ em từ 0-5 tuổi. Từ khi dự lớp tập huấn của Bộ về, chúng tôi suy nghĩ với cách làm thủ công này, người làm công tác phổ cập sẽ gặp rất nhiều khó khăn, vừa tốn thời gian, công sức nhưng số liệu có thể sẽ không chính xác và rất khó có thể kiểm soát được hết sự sai sót các dữ liệu từ cấp xã đến cấp huyện và cấp tỉnh.
Công tác PCGDMN TNT là một nhiệm vụ hoàn toàn mới đối với bậc học mầm non, lại không có cán bộ chuyên trách, chủ yếu là do giáo viên kiêm nhiệm và không có chế độ cho người làm công tác này, do đó việc thực hiện công tác này với cách làm thủ công như Bộ đã hướng dẫn thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn (cả về con người và cách thực hiện) 
Từ những khó khăn trên và căn cứ vào các biểu mẫu PC GDMNTNT do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành, trong hai năm qua (2011, 2012) sau nhiều lần thực hiện thử nghiệm, chúng tôi mạnh dạn “Thiết kế phần mềm nhập và xử lý dữ liệu Phổ cập Giáo dục mầm non cho trẻ em năm tuổi” với 02 nội dung chính là nhập dữ liệu và kết xuất dữ liệu để tạo thuận lợi cho người làm công tác PC GDMNTNT (cập nhật dữ liệu điều tra vào trong các loại sổ sách và các biểu mẫu), các dữ liệu cập nhật được đảm bảo tính chính xác và giúp người làm công tác PC GDMNTNT ở các cấp có thể kiểm soát các sai sót của cơ sở. 
B. Giải quyết vấn đề:
I. Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng đối với công tác điều tra, thống kê PCGDMN TNT. 
Số liệu điều tra thống kê về PCGDMN TNT là cơ sở để theo dõi mức độ huy động trẻ em đi học theo từng độ tuổi tại địa phương đồng thời để tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ phổ cập qua từng năm học; là cơ sở mang tính khách quan giúp cho cấp ủy Đảng, UBND các cấp, các cơ quan chỉ đạo giáo dục của địa phương nghiên cứu, đánh giá tình hình, xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục mầm non hàng năm và dài hạn nhằm thực hiện đúng kế hoạch PCGDMN TNT. 
Số liệu thống kê về PCGDMN TNT là cơ sở pháp lý thể hiện việc đạt hay chưa đạt các tiêu chuẩn PCGDMN TNT và là căn cứ khách quan trong việc kiểm tra, đánh giá công nhận đạt chuẩn PCGDMN TNT của các cấp chính quyền và Bộ Giáo dục & Đào tạo. 
 Từ ý nghĩa và tầm quan trọng đã nói trên đòi hỏi các số liệu điều tra thống kê về PC GDMN TNT phải đảm bảo được các tính chất sau: Tính chính xác khách quan, tính pháp lý (có xác nhận), tính liên tục (theo thứ tự từng năm) và tính kế thừa (số liệu trẻ trong từng độ tuổi/năm là cơ sở để địa phương lập kế hoạch cho việc thực hiện PC GDMNTNT từng năm).
Muốn đảm bảo được số liệu có các tính chất trên, người làm công tác thống kê phổ cập phải thực hiện các yêu cầu sau: Điều tra đầy đủ, trung thực; Số liệu thống kê phải có chứng thực của cơ sở và UBND các cấp; Số liệu thống kê được thực hiện điều tra theo từng năm học trong khoảng thời gian từ tháng 7 đến tháng 9 (ghi rõ ngày tháng năm điều tra); Lưu trữ tài liệu thống kê đầy đủ, sắp xếp khoa học theo từng thôn (khu phố) để dễ quản lý và kiểm tra của các cấp quản lý. 
II. Tìm giải pháp hỗ trợ:
Hiện nay các trường đều có máy vi tính và đều đã biết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, công tác chăm sóc giáo dục trẻ, vì vậy việc thiết kế phần mềm hỗ trợ cho việc nhập dữ liệu đầu vào từ các Phiếu điều tra hộ gia đình vào Sổ theo dõi phổ cập, sau đó dùng chương trình xử lý và lấy dữ liệu từ Sổ theo dõi phổ cập gọi sang một số biểu mẫu: Biểu thống kê trẻ từ 0-5 tuổi với mục đích là giúp cho việc tính toán và tổng hợp dữ liệu từ cấp xã, lên cấp huyện; từ cấp huyện lên cấp tỉnh được thuận lợi và chính xác. 
III. Thiết kế phần mềm nhập và xử lý các dữ liệu PCGDMN TNT:
 1. Thiết kế phần mềm nhập dữ liệu:
Dựa vào các biểu mẫu phổ cập giáo dục mầm non do Bộ ban hành và tình hình thực tế trong quá trình hướng dẫn điều tra công tác PC GDMNTNT tại địa phương và qua tham khảo một số biểu mẫu của bậc Tiểu học, chúng tôi đã thiết kế thêm một số biểu mẫu và một số tiêu chí để thuận lợi trong việc theo dõi công tác PC GDMNTNT tại địa phương : như Sổ theo dõi trẻ mầm non thường trú tại địa phương nhưng học tại địa phương khác, Sổ theo dõi trẻ mầm non khuyết tật học hòa nhập, theo theo tỷ lệ trẻ đi học chuyên cần(có các biểu mẫu đính kèm phần phụ lục). Trên cơ sở các biểu mẫu này, chúng tôi xây dựng trên phần mềm MS Excel với 02 nội dung chính là nhập dữ liệu và kết xuất dữ liệu tập trung ở 9 trang bảng tính (9 sheet), cụ thể như sau:
* Sheet 1 “Nhập dữ liệu”: 
+ Năm học 2011-2012:
Dùng để đưa các thông tin điều tra từ phiếu điều tra từng hộ gia đình của toàn xã vào xử lý gồm 24 cột, trong đó 14 cột theo mẫu của Bộ, 10 cột do chúng tôi thiết kế thêm và tách ra từ cột 14 của Bộ, cụ thể: Số trong sổ danh bạ, số phiếu hộ gia đình, tên trường đang học trong xã, phường; tên trường đang học trái tuyến (khác xã, phường); chưa đi học; bỏ học; chuyển đi; chuyển đến; khuyết tật; chết. Ở sheet này chúng tôi còn thiết kế thêm phần mềm để kiểm tra các thông tin mà người sử dụng nhập sai.
+ Năm học 2012-2013: 
- Người sử dụng kế thừa những thông tin của năm học trước, chỉ cập nhật thêm một số thông tin bổ sung của trẻ ví dụ như: chương trình đang học, chuyển đi , chết, sai sót, trường đang học đồng thời cập nhật thông tin của những trẻ mới chuyển đến, trẻ mới sinh năm 2012 vào cuối bảng nhập dữ liệu này.
- Qua kiểm tra sau một năm thực hiện, người sử dụng đã nhập sai năm sinh của một số trẻ, nếu xóa trẻ đó trong sheet 1 “nhập dữ liệu” thì ở sheet 2 số phổ cập của trẻ sẽ bị xáo trộn, do đó năm học 2012-2013, chúng tôi đã thiết kế thêm 1 cột “sai sót” ở sheet 1.
* Sheet 2 “In danh sách theo độ tuổi”: Biểu mẫu này gồm 17 cột, dùng để lọc ra danh sách các cháu trong cùng một độ tuổi của toàn xã từ sheet “Nhập dữ liệu”, được sắp xếp theo thứ tự A,B,C và được đánh số phổ cập cho từng trẻ theo từng độ tuổi: trẻ sinh 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 với đầy đủ 17 thông tin cần thiết, giúp cho đơn vị biết được danh sách trẻ từng độ tuổi của địa phương. 
* Sheet 3 “Tổng hợp kết quả phổ cập”: Biểu mẫu này gồm 21 cột, chúng tôi tự thiết kế để đưa ra kết quả thống kê của đơn vị theo từng độ tuổi (năm sinh) và số liệu của biểu mẫu này được phần mềm lọc ra từ sheet 2 “In danh sách theo độ tuổi” giúp cho đơn vị biết được số trẻ ở từng độ tuổi và tổng số trẻ từ 0-5 tuổi của địa phương và một số thông tin chi tiết khác: số trẻ đang học các chương trình, bán trú, 1 buổi, 2 buổi/ngày, số trẻ nữ, số trẻ khuyết tật, số trẻ bỏ học, chưa đi học ở từng độ tuổi và trong độ tuổi từ 0-5 tuổi.
* Sheet 4 “Thống kê trẻ từ 0 – 5 tuổi”: Gồm 44 chỉ tiêu và bảng tổng hợp các tỷ lệ đạt được theo tiêu chuẩn PC GDMNTNT và số liệu, tỷ lệ các chỉ tiêu của từng độ tuổi của biểu này được phần mềm lọc ra từ sheet 2 và sheet 3, giúp cho việc theo dõi, đánh giá, đối chiếu các tiêu chuẩn đạt hay không đạt theo tiêu chuẩn PC GDMNTNT của từng địa phương được thuận lợi và chính xác.
* Sheet 5 “Thống kê đội ngũ”: cho cả 2 loại hình công lập và ngoài công lập của các trường trong xã, gồm 23 cột chia làm 2 phần, trong đó, phần 1 (7 cột: từ cột 3 đến cột 9): Thống kê thông tin về cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên chung toàn trường (xã, huyện); phần 2 (14 cột: từ cột 10 đến cột 23): Thống kê các thông tin riêng về giáo viên dạy mẫu giáo 5 tuổi, riêng cột 15 (giáo viên/lớp) nếu thực hiện theo yêu cầu của Bộ thì đơn vị không thể biết được số giáo viên dạy bán trú, 1 buổi, 2 buổi/ngày vì vậy chúng tôi có bổ sung thêm bằng cách chia cột 15 ra thành 3 cột nhỏ: cột a (bán trú), cột b (2 buổi/ngày), cột c (1 buổi/ngày). Giúp đơn vị quản lý được nhân sự hiện có đồng thời có sự định hướng trong việc tuyển dụng, đào tạo đội ngũ trong thời gian tới phục vụ cho công tác PC GDMNTNT.
* Sheet 6 “Thống kê cơ sở vật chất” cho cả 2 loại hình công lập và ngoài công lập của các trường trong xã, gồm 28 cột: Thống kê phòng học, cơ sở vật chất và thiết bị, đồ dùng đồ chơi cho lớp mẫu giáo 5 tuổi nhằm giúp đơn vị quản lý được các số liệu về cơ sở vật chất của đơn vị đồng thời so sánh với quy định về phòng học và trang thiết bị theo tiêu chuẩn phổ cập (Thông tư 32).
* Sheet 7 “Thống kê trẻ khuyết tật”: Mẫu này do chúng tôi thiết kế gồm 17 cột và 2 phần nhằm thống kê danh sách trẻ khuyết tật và tình trạng từng loại khuyết tật của trẻ trong từng độ tuổi của xã; phần tổng hợp thống kê trẻ khuyết tật hàng năm và phần thống kê trẻ khuyết tật học hòa nhập hàng năm của xã. Biểu này được phần mềm lọc ra từ sheet 1 “nhập dữ liệu”. Giúp cho đơn vị biết được số trẻ khuyết tật, tình trạng khuyết tật và số trẻ khuyết tật đang học hòa nhập của xã.
* Sheet 8 “Thống kê trẻ học nơi khác”: Mẫu này do chúng tôi thiết kế gồm 15 cột nhằm giúp cho cấp xã biết và theo dõi được số trẻ từng độ tuổi: sinh năm 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 của địa phương đang theo học các trường của địa phương khác.
* Sheet 9 “Tỷ lệ trẻ 5 tuổi đi học chuyên cần”: Mẫu này do chúng tôi thiết kế gồm 6 cột giúp cấp xã theo dõi tỷ lệ đi học chuyên cần của trẻ 5 tuổi ở địa phương đồng thời giúp địa phương so sánh với qui định về tỷ lệ trẻ đi học chuyên cần theo tiêu chuẩn phổ cập (Thông tư 32).
 2. Xử lý dữ liệu:
2.1. Đối với cấp xã: Cách nhập dữ liệu vào phần mềm
- Sau khi điều tra đã có bản danh sách đối tượng thuộc địa bàn quản lý với đầy đủ nội dung chính xác thì bắt đầu sử dụng các dữ liệu có sẵn trong phiếu điều tra hộ gia đình để nhập vào phần mềm MS-Excel theo mẫu biểu sổ phổ cập.
- Mỗi tổ gồm 2 người : 1 người đọc và 1 người nhập vào máy, nhập đầy đủ các thông tin và số danh bạ (nếu có) của tất cả trẻ em trong độ tuổi của từng hộ gia đình lần lượt cho đến hết tất cả các hộ của xã (phường) sau đó phần mềm Excel sẽ lọc những trẻ sinh năm 2006 trước, lần lượt đến các em sinh năm 2007, 2008, 2009, 2010 cho đến 2011 tức là trẻ em ở độ tuổi 5 tuổi đến độ tuổi 4, 3, 2, 1 và mới sinh trong toàn xã với đầy đủ các thông tin. Sau đó, phần mềm đánh số phổ cập cho trẻ theo từng độ tuổi, cách đánh số như sau: Năm sinh và số thứ tự của trẻ trong độ tuổi đó.
Ví dụ: 
+ Trẻ sinh năm 2006, số thứ tự là 3 thì cột “số phổ cập” ghi là 06003
+ Trẻ sinh năm 2010, số thứ tự là 15 thì cột “số phổ cập” ghi là 10015
+ Trẻ sinh năm 2009, số thứ tự là 8 thì cột “số phổ cập” ghi là 09008
* Lưu ý:- Xác định năm học tương ứng với mỗi độ tuổi :
Ví dụ: Danh sách đối tượng sinh năm 2006, khi đối tượng 5 tuổi thì lấy 2006 + 5 = 2011 tức là năm học 2011-2012. Từ đó suy ra các năm học tiếp theo.
 - Ghi quá trình đến trường từ khi trẻ đi nhà trẻ đến hết mẫu giáo 5 tuổi: Giống phần hướng dẫn ghi trong phiếu điều tra hộ gia đình và kèm theo tên trường trẻ đang học (tức là trẻ đang học chương trình nào thì ghi số tương ứng và kèm theo tên trường trẻ đang học. 
Ví dụ: 
+ Cháu Nguyễn văn An sinh năm 2009 đang học chương trình 25-36 tháng tại trường MN Bông Trắng thì cột (10) ghi số 2-BTrắng (có thể viết tắt tên trường nhưng cần có ghi chú)
+ Cháu Nguyễn Thị Lựu sinh năm 2008 đang học chương trình 3-4 tuổi tại trường MG Đức Thắng thì cột (11) ghi số 3-ĐThắng;
+ Cháu Lê Văn Hà sinh năm 2007 đang học chương trình 4-5 tuổi tại trường MG Đức Nghĩa thì cột (12) ghi số 4-ĐNghĩa; 
+ Cháu Lê Văn Châu sinh năm 2006 đang học chương trình 5-6 tuổi cũ tại trường MG Đức Nghĩa thì cột (13) ghi số 5c-ĐNghĩa; 
Minh họa: các bước nhập dữ liệu vào phần mềm MS-Excel: 
	a. Đối với sheet 1 “Nhập dữ liệu”:
* Năm học 2011-2012:
Bước 1: Nhập dữ liệu 
- Chọn trang (sheet “NHẬP DỮ LIỆU”) để nhập dữ liệu của tất cả các phiếu điều tra gồm 24 cột.
Gõ vào năm học tương úng.
- Trong quá trình nhập dữ liệu nếu có sai sót, phần mềm sẽ báo đỏ ở các ô, giúp người sử dụng kiểm tra lại các thông tin đã nhập.
Bước 2: Sắp xếp dữ liệu: 
- Chọn tất cả các hàng có chứa thông tin của trẻ (Từ cột “Số trong sổ danh bạ” đến cột Chết).	
Ví dụ: Danh sách trên có 50 trẻ, ta chọn (bôi đen) từ trẻ thứ 1 đến thứ 50.
- Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu)
- 
Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu)
- Chọn theo các hình elip màu đỏ và chọn OK.
* Năm học 2012-2013:
 Sao chép dữ liệu để kế thừa từ năm học 2011-2012 sang năm học 2012-2013 được thực hiện như sau:
* Bước 1: Nhập dữ liệu
- Chọn trang (sheet “NHẬP DỮ LIỆU”) đã nhập dữ liệu ở năm 2011 để nhập các thông tin bổ sung về trẻ ở các độ tuổi: 1, 2, 3, 4, 5 tuổi như: Thông tin về chương trình học, chuyển đi, chết. Đối với những trẻ mới chuyển đến và những trẻ mới sinh (sinh năm 2012: 0 tuổi) thì cập nhật thông tin của trẻ vào dòng cuối cùng. 
* Bước 2: Sắp xếp dữ liệu mới nhập (đối với những trẻ mới chuyển đến và mới sinh).
- Chỉ chọn (bôi đen) các hàng có chứa thông tin của những trẻ mới chuyển đến và những trẻ mới sinh (Từ cột “Số trong sổ danh bạ đến cột “Chết”).
- Chọn Data\Sort trên thanh bảng chọn (menu)
- Chọn theo các hình elip màu đỏ và chọn ok.
Ví dụ của bước 2: 
Tổng số trẻ trong danh sách sau khi nhập là: 721 trẻ, trong đó: 700 trẻ của năm học trước và 21 trẻ mới nhập của năm học này (mới chuyển đến và mới sinh). 
Ta sẽ chọn (bôi đen) các hàng có chứa thông tin của 21 trẻ trẻ mới chuyển đến và những trẻ mới sinh (Từ stt 701 đến stt 721).
- Chọn Data \ Sort trên thanh bảng chọn (menu).
- Chọn theo các hình elip màu đen và chọn OK.
b. Đối với sheet 2 “IN DANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI”: Phần mềm sẽ tự đông lọc danh sách trẻ, đánh số phổ cập theo thứ tự A, B, C của từng độ tuổi với đầy đủ các thông tin, người sử dụng click chọn vào trang (sheet) “IN DANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI” để in danh sách trẻ theo từng độ tuổi của xã, sau đó dùng các bảng danh sách này ghi vào sổ theo dõi phổ cập trẻ 5 tuổi hoặc đóng thành tập để lưu vào hồ sơ phổ cập.
Ví dụ: Muốn in danh sách trẻ năm 2006. Chọn vào trang (sheet) “IN DANH SÁCH TRẺ THEO ĐỘ TUỔI”, sau đó chọn vào năm sinh là 2006.
c. Đối với sheet 3 “Tổng hợp kết quả phổ cập”: Người sử dụng nhập thông tin vào 3 cột màu vàng; các cột, ô màu xanh phần mềm sẽ tự động lọc từ sheet 1, sheet 2 sang. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để so sánh, đối chiếu các số liệu khác.
d. Đối với sheet 4 “Thống kê trẻ em 0-5 tuổi” : Sheet này có 44 hàng, người sử dụng nhập số liệu vào 16 hàng màu vàng (vì đa số các số liệu này được tổng hợp từ kết quả theo dõi, đánh giá trẻ từ các trường trong xã ở học kỳ I và cuối năm học nên không có trong thông tin từ phiếu điều tra hộ gia đình), các hàng màu xanh sẽ do phần mềm tự động lọc từ sheet 2 sang. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để so sánh, đối chiếu các số liệu đồng thời để báo cáo lên cấp trên.
đ. Đối với sheet 5 “Thống kê đội ngũ”: Người sử dụng nhập số liệu vào các ô, hàng màu vàng; các ô, hàng màu xanh sẽ do phần mềm tự động tính toán các cột tổng cộng. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để so sánh, đối chiếu các số liệu đồng thời để báo cáo lên cấp trên.
e. Đối với sheet 6 “Thống kê cơ sở vật chất”: Người sử dụng nhập số liệu vào các ô, hàng màu vàng, các ô, hàng màu xanh sẽ do phần mềm tự động tính toán các cột tổng và tỷ lệ. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để so sánh, đối chiếu các số liệu đồng thời để báo cáo lên cấp trên.
g. Đối với sheet 7 “Thống kê trẻ khuyết tật”: Biểu này hoàn toàn do phần mềm tự động lọc từ sheet 1 sang. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để theo dõi.
h. Đối với sheet 8 “Thống kê trẻ học nơi khác”: Biểu này hoàn toàn do phần mềm tự động lọc từ sheet 1 sang. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để theo dõi.
i. Đối với sheet 9 “Thống kê tỷ lệ trẻ đi học chuyên cần”: Biểu này gồm 6 cột, người sử dụng nhập thông tin vào các hàng, ô màu vàng; các hàng, ô màu xanh do phần mềm tự động tính toán. Nếu muốn in người sử dụng kích chọn vào trang này in ra để theo dõi, so sánh với tiêu chuẩn phổ cập.
2.2. Đối với cấp huyện: Để thống kê các biểu mẫu cấp huyện từ cấp xã, thực hiện các bước sau:
Bước 1. Đổi tên các tập tin (file) của các xã gửi về dưới dạng x1.xls, x2.xls, , xn.xls (xn: là xã cuối cùng), mỗi xã một tên và tên các xã không được trùng nhau.
	Ví dụ: Thành phố Phan Thiết có 18 xã (phường, thị trấn)
	- Đổi tên các xã như sau: 	
Tên xã
Tên cũ
Tên mới
Mũi Né
Biểu mẫu PCGDMN 5 tuổi
x1.xls
Thanh Hải
Biểu mẫu PCGDMN 5 tuổi
x2.xls
x18.xls
* Cách đổi tên tập tin: Kích chuột phải vào tập tin, chọn lệnh Rename và gõ lại tên theo quy định.
Bước 2. Chép các tập tin (file) vào thư mục .
	Ví dụ: Chép tập tin (file) mang nội dung của phường Mũi Né (x1.xls) vào thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI”.
Kích phải chuột vào tập tin x1.xls chọn lệnh copy.
- Kích chuột phải vào thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI” và chọn lệnh Paste.
Bước 3. In dữ liệu thống kê: Mở thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI” và chọn tập tin “2 THONG KE DL CAP HUYEN” để in dữ liệu các biểu mẫu thống kê.
2.3. Đối với cấp tỉnh: Để thống kê các biểu mẫu cấp tỉnh từ cấp huyện, thực hiện các bước sau:
* Bước 1. Đổi tên các tập tin (file) của các huyện gửi về dưới dạng tên huyện, mỗi huyện một tên và tên các huyện không được trùng nhau.	
Ví dụ: Bình Thuận có 10 huyện (thành phố, thị xã, huyện)
	- Đổi tên các huyện như sau: 
Tên huyện (tp, tx)
Tên cũ
Tên mới
Phan Thiết
Biểu mẫu PCGDMN 5 tuổi
phanthiet.xls
Phú Quý
Biểu mẫu PCGDMN 5 tuổi
phuquy.xls
.xls
* Cách đổi tên tập tin: Kích chuột phải vào tập tin, chọn lệnh Rename và gõ lại tên theo quy định.
* Bước 2. Chép các tập tin (file) vào thư mục .
	Ví dụ: Chép tập tin (file) mang nội dung của thành phố Phan Thiết (phanthiet.xls) vào thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI CAP TINH”.
Kích phải chuột vào tập tin “phanthiet.xls” chọn lệnh copy.
	- Kích chuột phải vào thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI CAP TINH” và chọn lệnh Paste.
* Bước 3. In dữ liệu thống kê: Mở thư mục “BIEU MAU THONG KE PCGDMN 5 TUOI CAP TINH” và chọn tập tin “THONG KE” để in dữ liệu các biểu mẫu thống kê.
* Ngoài ra, đối với cấp tỉnh chúng tôi còn thiết kế thêm một số biểu mẫu khác so với quy định của Bộ để có thể dễ dàng theo dõi, so sánh giữa các huyện về số liệu cũng như tỷ lệ của một số tiêu chí phục vụ cho công tác phổ cập: Thống kê trẻ từng độ tuổi của tất cả các huyện theo 44 chỉ tiêu.
C. Triển khai thực hiện:	
C. Triển khai thực hiện:
- Đầu các năm học 2011-2012, 2012-2013, đã tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ, giáo viên làm công tác phổ cập từ cấp xã đến cấp huyện, hướng dẫn thường xuyên qua Internet, thông qua các cuộc họp chuyên môn, vì vậy đến nay đã có 100% các xã, phường và các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh ứng dụng phần mềm này để nhập, tìm kiếm, khai thác thông tin, dữ liệu phục vụ cho công tác PC GDMNTNT tại đơn vị được kịp thời, độ chính xác cao.
D. Đánh giá chung:
* Ưu điểm: 
a. Phần mềm dựa trên môi trường MS Excel quen thuộc nên việc tiếp cận của người sử dụng rất nhanh;
b. Việc sử dụng đơn giản: Người sử dụng chỉ cần chọn các nội dung mình cần bằng cách kích chọn vào các trang bảng tính đã thiết kế sẵn. 
c. Phần mềm giúp cho việc phát hiện các sai sót, nếu có sai sót về dữ liệu xảy ra thì các ô đó sẽ xuất hiện “màu đỏ” để người nhập dữ liệu kiểm tra lại các thông tin mà mình đã nhập, từ đó bổ sung, điều chỉnh thông tin kịp thời.
d. Việc sao chép dữ liệu để kế thừa từ năm này sang năm khác được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.
đ. Người sử dụng không phải tính toán về các số liệu trong các biểu mẫu thống kê, mà phần mềm sẽ tính toán và đưa ra kết quả một cách chính xác.
e. Có thể bổ sung nhanh chóng các loại biểu mẫu theo nhu cầu trong quá trình điều tra và xử lý số liệu ở những năm tiếp theo.
g. Đặc biệt đối với cấp huyện và cấp tỉnh: 
Sau khi có đồng bộ dữ liệu của cấp xã (phường, thị trấn), phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu của cấp xã (phường, thị trấn) vào phần mềm phổ cập của cấp huyện và trên cơ sở đó các biểu mẫu thống kê báo cáo theo quy định của cấp huyện sẽ được có trên máy. Tương tự ở cấp tỉnh phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật dữ liệu của cấp huyện vào phần mềm phổ cập của cấp tỉnh và các biểu mẫu thống kê báo cáo theo quy định của cấp tỉnh về công tác phổ cập cũng được cập nhật, người làm công tác phổ cập sẽ có những biểu mẫu theo quy định của bộ hồ sơ công nhận đạt chuẩn quốc gia về PC GDMN TNT được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
Tuy nhiên khi vận hành phần mềm này chúng tôi nhận thấy còn một số hạn chế sau:
- Việc nhập các dữ liệu cần phải chính xác và phải tuân thủ theo một số quy định nhất định của phần mềm.
Ví dụ: + Khi nhập sai dữ liệu phải xóa bằng phím Delete, nếu xóa bằng phím khoảng cách thì phần mềm sẽ hiểu sai dẫn đến kết quả tính toán sai.
	 + Khi đánh đến cột tên trẻ phải đánh liên tục không có khoảng cách ở đầu cột.
 + Không được điểu chỉnh, sửa đổi kích thước, nội dung của các dòng, cột.
	 + Phải nhập đúng các thông tin theo yêu cầu vì nếu vừa nhập thông tin đi học vừa nhập thông tin bỏ học hoặc chưa đi học thì phần mềm sẽ tính toán sai dữ liệu.
- Phần mềm chạy hơi chậm vì phải sử dụng nhiều công thức, nhiều ràng buộc để kiểm tra, xử lý các lỗi khi nhập liệu.
- Một số giáo viên kiêm nhiệm làm công tác phổ cập nhưng việc sử dụng phần mềm MS.Excel chưa được thành thạo nên khi nhập dữ liệu vào phần mềm còn gặp một số khó khăn dẫn đến một số sai sót về dữ liệu trong lúc thống kê.
Đ. Kết quả đạt được: Qua hai năm thực hiện
1. Phần mềm đã giúp cho ngành tiết kiệm được một khoản kinh phí khá lớn để mua phần mềm phổ cập mầm non 5 tuổi cho các trường trong toàn tỉnh (khoản từ 3 đến 4 triệu/ xã).
2. Nguồn dữ liệu xuất ra đảm bảo độ chính xác cao.
3. Phần mềm đã giúp cho người làm công tác phổ cập rút ngắn được thời gian cập nhật dữ liệu, thông tin của trẻ trong độ tuổi phổ cập từ cấp trường đến cấp Phòng, cấp Sở đồng thời dễ dàng tính được các chỉ tiêu và in ra số liệu báo cáo kết quả phổ cập cho các cấp quản lý và chính quyền địa phương.
Với phần mềm này đã giúp cho người làm công tác phổ cập rút ngắn thời gian nhập dữ liệu, phát hiện những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu đồng thời giúp cho việc tính toán và tổng hợp dữ liệu báo báo lên cấp trên một cách thuận lợi, chính xác và nhanh chóng đặc biệt là việc tổng hợp dữ liệu từ cấp xã, lên cấp huyện; từ cấp huyện lên cấp tỉnh từ năm học này qua năm học khác và quan trọng nhất là giúp cho việc tính được các chỉ tiêu và in ra số liệu báo cáo kết quả phổ cập (theo các biểu mẫu quy định) phục vụ cho việc hoàn thành bộ hồ sơ kiểm tra công nhận đạt chuẩn quốc gia về PC GDMN TNT ở các cấp được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
4. Giúp cho các địa phương căn cứ vào các số liệu về số trẻ ở từng độ tuổi/năm (hàng năm có đi điều tra để bổ sung nên số trẻ có sự tăng, giảm), các điều kiện về cơ sở vật chất, số giáo viên để làm cơ sở cho việc điều chỉnh kế hoạch và tham mưu với các cấp chính quyền trong việc đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhất là điều chỉnh lộ trình đạt chuẩn theo từng năm.
Ví dụ: 
+ Trong năm 2011 vì chưa có kết quả điều tra nên số xã, phường đăng ký đạt chuẩn PCGDMN TNT là 21 đơn vị nhưng chỉ đạt là 11 đơn vị.
+ Đến năm 2013, nhờ có các dữ liệu từ phần mềm này mà các địa phương đã điều chỉnh đơn vị xã, phường và số lượng đạt chuẩn phù hợp với điều kiện của từng địa phương: Đăng ký 24 đơn vị nhưng đến cuối năm đạt 27 đơn vị.
5. Tạo thuận lợi cho các Đoàn kiểm tra trong việc kiểm tra công nhận các đơn vị đạt chuẩn phổ cập (về thời gian, đối chiếu, so sánh các dữ liệu). 
E. Phương hướng tới: 
Chúng tôi sẽ khắc phục những nhược điểm của phần mềm đồng thời sẽ bổ sung một số tính năng cần thiết khác phục vụ cho công tác PCGDMN TNT trong những năm học tới như : Đối với cấp huyện thiết kế thêm mẫu Thống kê trẻ từng độ tuổi của tất cả các xã theo 44 chỉ tiêu (giống như cấp tỉnh) để các cơ quan chỉ đạo giáo dục của địa phương có thể dễ dàng theo dõi, so sánh các thông tin, dữ liệu giữa các xã (phường) cũng như các tỷ lệ của một số tiêu chí phục vụ cho công tác phổ cập đồng thời trên cơ sở đó đánh giá tình hình, xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục mầm non hàng năm và dài hạn nhằm thực hiện đúng kế hoạch PCGDMN TNT giai đoạn 2010-2015 và những năm tiếp theo./. 
 Phan Thiết, ngày 25 tháng 4 năm 2013
	 Nhóm tác giả	
1. Lê Thị Lài: Trưởng phòng GDMN;
2. Lê Thị Điểm: Phó Trưởng phòng GDMN;
3. Nguyễn Đình Thái: CV phòng GDTrH.